Una cotización rápida y exacta puede ser la diferencia para el éxito

La idea de la digitalización es generar una red entre los productos, máquinas, personas y procesos que use los datos de todo el sistema para aumentar la transparencia y la capacidad utilizada del taller, reduciendo los errores y los desperdicios. Dentro de toda esta cadena, hay un factor fundamental que es el del control de costos y con él, la generación de las cotizaciones requeridas por los clientes antes de iniciar cualquier el primer corte de metal.

Para un taller metalmecánico un cálculo de costos exitoso es un prerrequisito importante para su propia capacidad para competir. En el caso de los talleres con grandes producciones en serie, el cálculo de costos, aunque complejo, no presenta un desafío constante, debido a que las máquinas permanecen ocupadas realizando el mismo trabajo la mayoría del tiempo, usando las mismas herramientas y suministros. Básicamente se conocen bien los tiempos y recursos con los que se llevan a cabo los trabajos. Sin embargo, para los talleres que procesan piezas en bajas cantidades, o incluso series de un solo producto como lo serían los fabricantes de moldes y troqueles, predecir rápidamente los costos finales de su fabricación es un reto importante. 

El objetivo es minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear una propuesta

Debido a la alta variabilidad de los productos y procesos en muchos talleres metalmecánicos que producen series cortas, el cálculo generalmente se basa en valores obtenidos por experiencia o proyectos de referencia. Esto puede hacer que la calidad y/o la exactitud de la estimación varíen drásticamente. Con el creciente nivel de competencia global, este enfoque clásico se vuelve insuficiente.

Según un estudio realizado a más de 1,000 empresas de todo tamaño productoras de moldes y troqueles por la academia para la fabricación de herramental (WBA) de Aachen, Alemania, un taller necesita 3.7 días en promedio para enviar una cotización después de recibir la solicitud. Los datos muestran también que los talleres que más rápido responden con un cálculo exacto de los costos, tienen tasas más altas de asignación de los trabajos. 

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Un taller con buen sistema de costos establecido tiene una tasa de conversión del 36% de sus cotizaciones a contratos, mientras que el promedio general de los talleres está alrededor de un 15%. Tabulando todas las respuestas del millar de talleres en Alemania, hay una variabilidad de -40 % a +70 % entre el costo cotizado y el valor que realmente se contabiliza una vez se ha terminado el proyecto. El problema con los casos en los que se coloca un precio con un gran margen a favor, a manera de “factor de seguridad”, es que esto puede rápidamente reducir la competitividad global de la empresa. La competencia global es cada vez más fuerte y herramientas digitales de cotización inmediata en el CAD, como Xometry, MFG.com o Fictiv dejan menos espacio a la especulación.

Proceso para calcular los costos de un producto

La WBA asegura que los procesos de cálculo del costo de un herramental (o para cualquier caso, una serie corta o única de productos de alta complejidad) se puede dividir en tres áreas:

1. Cotización:El precio de cotización es la parte central de un presupuesto completo y va de la mano de la descripción técnica de la solución, la fecha de entrega y otras condiciones generales o específicas. El requisito para un cálculo realista es el examen y evaluación cuidadoso de la solicitud. En este sentido, incluso antes de identificar el diseño técnico final, los primeros criterios que deben evaluarse son la viabilidad, conveniencia e importancia estratégica. Aquí hay una gran cantidad de conocimiento para evaluar los posibles riesgos de costear un trabajo muy por debajo de los valores reales a causa de tener en cuenta algún requerimiento especial de mecanizado o herramientas no disponibles, diseño de sistemas de agarre especiales, entre otros. En este punto, el análisis de información de trabajos pasados es fundamental. La diferencia está entre si los datos están en la cabeza de una sola persona u organizados para que más miembros de la organización tengan oportunidad de tomar decisiones.
2. Cálculo continuo de costos: Después de que el cliente adjudica el contrato y en paralelo al inicio de la producción, el cálculo de costes en curso comienza. Durante la fase de fabricación de la herramienta, las horas de trabajo reales (del personal y máquina) incurridos se contabilizan como gastos y se capturan de manera simultánea. A través de una comparación continua de costos calculados y horas de trabajo ya realizadas, se crea un cálculo concurrente de costos diario.
3. Post cálculo:El costeo final ocurre después de la finalización y entrega del producto al cliente. Las horas de trabajo adicionales y posibles costos indirectos no contabilizados previamente deben ser reportados individualmente y luego comparados con el plan original. Las posibles diferencias positivas o negativas se evalúan para que los resultados sean implementados en el cálculo de costos futuros y precios de cotización. Para mayor transparencia, es útil llevar un desglose de los costos dependiendo de la etapa del proceso, detallando los pasos tecnológicos y las máquinas utilizadas. Si hay desviaciones relevantes con respecto a lo planificado, se definen tanto los objetivos de mejora, como la asignación de responsabilidades.

La disponibilidad de la información es la clave

Hoy en día siguen siendo muchos los talleres que aplican métodos de cálculo basados en la experiencia pura de sus empleados. Muchas veces basados en el promedio del costo por kg de producto vendido en el pasado. Este último es llamado el método de similaridad. Según este, se asume que hay un principio de proporcionalidad entre el costo del material y el resto de costos directos e indirectos en la empresa. Sin embargo, la complejidad de las piezas a fabricar está incrementando. Hay cada vez más características de diseño individualizadas en cuanto a geometrías, aleaciones, acabados superficiales, tratamientos térmicos, que dificultan el proceso de costeo basado en promedios de costos pasados.

El requisito actual para determinar los costos es la disponibilidad rápida de toda la información necesaria. Por lo general, esta no se encuentra a la mano con el nivel de detalle requerido, por lo que se vuelve crucial tener un software que permita revisar en bases de datos bien organizadas los factores que influenciaron en casos pasados los costos finales de un producto. Acabados superficiales, tolerancias, ajustes, etc. Esto ahorra trabajo repetido, dado que muchas veces llegan requerimientos de piezas que ya se habían trabajado, pero esta vez son asignadas a otro trabajador que debe hacer todo el análisis una vez más.

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En resumen, se trata de evitar que todo el conocimiento quede almacenado en una o pocas personas de la organización, y que más bien, la información pueda ser consultada, mantenida y analizada por una base más grande de personas y departamentos de la compañía. Después de todo, el conocimiento necesario para hacer una cotización incluye directamente el know-how de la empresa y es crucial que este se mantenga y crezca para el beneficio de la misma. 

Un ejemplo de solución para cotizaciones más rápidas

La firma estadounidense Paperless Parts, desarrolló un software que apoya a las empresas a generar cotizaciones rápidas con base en la información disponible en planos 3D, registros históricos organizados y, de manera revolucionaria, de planos técnicos en 2D en formato PDF. Esto último se realiza utilizando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por su sigla en inglés). Gracias a este desarrollo, el software permite ver y almacenar los archivos, calcular rápidamente requisitos de formas de materiales óptimas (barras, varillas o láminas), además de detectar automáticamente si una pieza se puede fabricar en el taller, en función de los umbrales de geometrías de fabricación que se le hayan programado. Según información del fabricante del software, su motor de geometría analiza piezas basándose en varios procesos de manufactura para identificar problemas potenciales como esquinas estrechas y agujeros profundos o áreas que requieren herramientas especiales.

Con las herramientas digitales adecuadas, los talleres metalmecánicos pueden reemplazar los procesos manuales ineficientes y mejorar los tiempos de respuesta con mayor seguridad de que sus costos están bien calculados, mejorando la experiencia de compra que los compradores modernos esperan.

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